답부터 말하면, 노트북LM(지금 이름은 제미나이 노트북)에 회사 규정집 PDF를 넣고 질문하면 돼요. 규정집에 있는 내용만으로 답하고, 답마다 근거 조항을 붙이게 하면 "그거 몇 조에 있어요?"를 다시 찾을 필요가 줄어요.
이런 분께
출장, 경조사, 복지 포인트 규정을 매번 인트라넷에서 PDF로 내려받아 Ctrl+F로 찾는 분이요. 신입이나 막 팀을 옮긴 분이 선배에게 묻기 애매한 규정을 혼자 확인할 때도 좋아요.
끝나면 이렇게 됩니다
예시 규정(가상의 출장비 규정 세 조항)을 넣고 "부산 2박 3일 출장, 개인 차로 가면 숙박비·일비·식비 한도가 얼마야?"라고 물었을 때의 답 흐름이에요. 같은 프롬프트로 실제 돌려 본 답을 옮겼어요.
예시 규정
- 제12조(숙박비) 1박 기준 서울·광역시 10만 원, 그 밖 지역 8만 원 한도로 실비 지급
- 제13조(일비) 1일 2만 원 정액 지급. 회사 차량을 이용하면 1만 원
- 제14조(식비) 1일 3만 원 한도로 실비 지급
답
- 숙박비: 부산은 광역시라 1박 10만 원 한도, 2박이면 20만 원 (제12조)
- 일비: 개인 차는 회사 차량이 아니라 1일 2만 원, 3일이면 6만 원 (제13조)
- 식비: 1일 3만 원 한도 실비, 3일이면 9만 원 한도 (제14조)
- 합계 한도 35만 원
- 규정에 없는 것: 개인 차 기름값, 통행료 → 담당 부서 확인 필요
준비물
- 구글 계정(개인 지메일 계정 무료). 노트북LM은 지금 제미나이 노트북(notebook.google.com)으로 이름이 바뀌어 있어요.
- 회사 규정집 PDF, 워드(docx), 구글 문서 중 하나. 무료 요금제는 노트북 하나에 자료 50개까지, 자료 하나에 50만 단어 또는 200MB까지 넣을 수 있어요(2026년 11월 기준 공식 도움말).
- 사내 문서를 외부 AI에 올려도 되는지 회사 보안 규칙을 먼저 확인해요. 회사 구글 워크스페이스 계정이라면 그 계정으로 쓰는 편이 안전해요.
따라 하기
- 컴퓨터 브라우저에서 notebook.google.com에 들어가 구글 계정으로 로그인해요.
- 새 노트북을 만들어요. 노트북 이름은 "회사 규정집"처럼 알아보기 쉽게 지어요.
- 왼쪽 자료 영역의 자료 추가 버튼(영어 화면 이름 「Add sources」)을 누르고 규정집 PDF를 올려요. 규정이 여러 파일로 나뉘어 있으면 모두 올려요.
- 가운데 채팅 칸에 아래 "복사해서 쓰는 프롬프트"를 붙여 넣고 [질문] 자리를 바꿔 보내요.
- 답에 출처 표시가 붙어 있으면 눌러서 원문 문장을 직접 확인해요. 금액이나 날짜는 원문과 꼭 대조해요.
- 자주 묻는 질문은 답을 노트로 저장해 두면 다음에 다시 찾기 쉬워요.
복사해서 쓰는 프롬프트
올린 규정집에 있는 내용만으로 답해 줘. 규정집에 없는 건 지어내지 말고 '규정에 없음, 담당 부서 확인 필요'라고 적어 줘.
질문: [질문]
답 형식:
- 항목별 금액이나 기준을 한 줄씩, 끝에 (조항 번호)
- 계산이 필요하면 계산식도 함께
- 마지막 줄에 규정에 없는 부분 목록
[질문] 예시: 부산 2박 3일 출장, 개인 차로 가면 숙박비·일비·식비 한도가 얼마야? 다른 예시: 부모님 칠순일 때 경조 휴가와 경조금이 있어? / 복지 포인트로 안경을 사도 돼?
AI에게 통째로 맡기기
노트북 채팅 칸에 이 가이드를 붙여 넣고 이렇게 말하면, 질문을 정리하는 것부터 도와줘요.
위 가이드대로 규정집에서 답을 찾아 줘. 내 상황은 [상황]이야. 필요한 질문을 먼저 나눠서 하나씩 답해 줘.
자주 막히는 곳
막히면 아래부터 봐요. 오류 대부분은 자료 쪽 문제예요.
- 스캔한 규정집이라 답을 못 찾을 때 → 종이를 스캔한 PDF는 글자를 못 읽을 수 있어요. 원본 한글이나 워드 파일을 PDF로 다시 저장해 올려요.
- 개정 전 규정으로 답할 때 주의 → 옛 규정집과 새 규정집을 같이 올리면 섞여요. 지금 쓰는 판만 남기고 옛 파일은 자료 목록에서 빼요.