AI 업무 자동화, 거래처 메일 오면 요약해서 구글 챗으로 받기

이런 분께

거래처 메일을 놓쳐서 회신이 늦은 적이 있는 분. 받은편지함을 하루 열 번씩 새로고침하는 분. 회사에서 구글 워크스페이스(지메일·드라이브를 회사 계정으로 쓰는 서비스)를 쓰는 분께 맞아요.

끝나면 이렇게 됩니다

정해 둔 거래처에서 메일이 오면, 잠시 뒤 구글 챗에 이런 메시지가 와요.

[대한상사 김과장] 11월 납품 일정 변경 요청
- 11/4 납품을 11/11로 미뤄 달라는 요청
- 이유: 현장 공사 일정 지연
- 회신 기한: 10/16(목)까지 가능 여부 답변

메일함을 열지 않아도 무엇을 언제까지 해야 하는지 바로 보여요. 이 일을 하는 게 구글의 Workspace Studio(워크스페이스 스튜디오)예요. "이런 일이 생기면 이렇게 해 줘"를 말로 적으면 제미나이(Gemini)가 자동 작업 순서를 짜 줘요. 이 순서를 플로(flow)라고 불러요.

준비물

• 회사·학교 구글 계정: Business Starter·Standard·Plus, Enterprise Standard·Plus, Education 요금제 등(2026년 10월 기준). 관리자가 제미나이를 켜 둬야 해요.
• 개인 지메일 계정은 Google Workspace Experiments(구글의 시험 기능 참여 프로그램)에 들어가 있어야 써요.
• 컴퓨터 브라우저. 플로를 만드는 건 컴퓨터에서만 되고, 켜 둔 플로는 휴대폰에서도 알아서 돌아가요.
• 구글 챗을 쓸 수 있는 계정
• 알림 받을 거래처 메일 주소 하나

따라 하기

1. 컴퓨터 브라우저에서 studio.workspace.google.com 에 들어가 회사 계정으로 로그인해요. 화면이 열리지 않으면 관리자에게 Workspace Studio와 제미나이를 켜 달라고 요청해요.
2. 처음이라면 「Discover」 화면의 템플릿(미리 만들어 둔 플로)부터 구경해요. "Get a daily summary of unread emails"는 매일 정해진 시간에 안 읽은 메일을 요약해 챗으로 보내 줘요. 이번에는 거래처 메일만 바로 받도록 새로 만들어요.
3. 「Describe a task for Gemini」 칸에 하고 싶은 일을 적어요. 언제 시작하는지, 어떤 앱을 쓰는지, 무엇을 하는지 세 가지가 다 들어가야 해요. 아래 "복사해서 쓰는 프롬프트"를 붙여 넣으면 돼요.
4. 「Create」를 누르면 제미나이가 단계를 만들어요. 맨 위는 시작 조건(Starter, 메일이 오면), 그 아래는 할 일(Step, 요약하기와 챗 보내기)이에요. 단계마다 눌러서 거래처 주소가 맞는지, 받는 사람이 나인지 확인해요. 필요 없는 단계는 지우고, 빠진 단계는 더해요.
5. 요약 단계가 메일 제목과 본문을 받아 쓰도록 되어 있는지 봐요. 앞 단계의 내용을 다음 단계에 넘기는 걸 변수라고 하는데, 메일 제목이 메시지에 안 들어가면 변수를 추가해서 연결해요.
6. 「Test run」을 누르고 「Start」를 눌러 바로 한 번 돌려 봐요. 테스트도 실제로 움직이니(진짜 챗 메시지가 가요) 받는 사람이 나인지 다시 확인하고 눌러요. 「Run Completed」가 뜨면 성공이에요.
7. 결과가 마음에 들면 오른쪽 위 「Turn on」을 눌러 켜요. 이제부터는 메일이 올 때마다 저절로 돌아가요. 고치다 꼬이면 오른쪽 위 「Undo」(윈도우 Ctrl+Z, 맥 ⌘+Z)로 되돌려요.