이런 분께
아웃룩 받은편지함에 세금계산서, 뉴스레터, 팀장님 메일이 뒤섞여 있는데 규칙(자동 분류) 만드는 메뉴가 복잡해서 미뤄 둔 분께 맞아요. 이제 코파일럿에게 말로 "제목에 세금계산서 들어간 메일은 세금계산서 폴더로"라고 하면 규칙이 만들어져요.
끝나면 이렇게 됩니다
코파일럿이 규칙을 만들기 전에 이렇게 정리해서 보여 주고, 내가 확인해야 만들어요.
만들 규칙
- 조건: 제목에 "세금계산서"가 들어간 메일
- 동작: "세금계산서" 폴더로 이동
- 참고: 앞으로 받는 메일에만 적용돼요
[확인] [취소]
폴더가 없으면 폴더도 같이 만들지 한 번 더 물어봐요.
준비물
- 마이크로소프트 아웃룩: 새 Outlook(윈도우), 클래식 Outlook(윈도우), 웹 Outlook, 맥, 아이폰·안드로이드 앱 모두 돼요.
- 코파일럿을 쓸 수 있는 계정. 회사 계정은 Microsoft 365 Copilot이 켜져 있어야 하고, 회사마다 다르니 코파일럿 버튼이 보이는지 먼저 확인해요(2026년 10월 기준).
- 정리하고 싶은 메일 종류 메모(보낸 사람, 제목에 들어가는 낱말)
따라 하기
- 아웃룩을 열고 코파일럿 아이콘을 눌러 옆 창을 열어요. 아이콘 위치는 아웃룩 버전마다 조금 달라요. 마이크로소프트 코파일럿 전체 화면에서 해도 돼요.
- 지금 있는 규칙부터 봐요. "내 받은편지함 규칙 보여 줘"라고 입력하면 규칙 이름, 조건, 켜짐·꺼짐이 목록으로 나와요. 이건 보기만 하는 거라 아무것도 바뀌지 않아요.
- 만들고 싶은 규칙을 한 문장으로 말해요. 아래 "복사해서 쓰는 프롬프트"에서 골라 바꿔 쓰면 돼요.
- 코파일럿이 보여 주는 조건·동작·참고를 읽고, 맞으면 확인해요. 확인하기 전에는 아무 규칙도 만들어지지 않아요.
- 규칙을 고치거나 끄고 싶으면 "세금계산서 규칙 꺼 줘", "뉴스레터 규칙을 보관함으로 옮기게 바꿔 줘"처럼 말해요. 바꾸기 전에도 지금 규칙과 바뀔 내용을 나란히 보여 주고 물어봐요.
복사해서 쓰는 프롬프트
제목에 [세금계산서]가 들어간 메일은 [세금계산서] 폴더로 옮기는 규칙 만들어 줘.
[팀장님 이메일 주소]에서 온 메일은 [중요] 범주로 분류해 줘.
[newsletter@example.com]에서 오는 메일은 삭제하는 규칙 만들어 줘.
- [세금계산서]: 제목에 늘 들어가는 낱말. "견적서", "회의 초대"로 바꿔도 돼요.
- [팀장님 이메일 주소]: 보낸 사람 주소를 정확히 넣어요. 이름만 쓰면 다른 사람이 걸릴 수 있어요.
- 삭제 규칙은 되돌리기 어려우니, 처음엔 삭제 대신 폴더로 옮기는 규칙으로 시작하는 게 안전해요.
AI에게 통째로 맡기기
위 가이드대로 내 아웃룩 메일 정리 규칙을 같이 만들어 줘. 자주 오는 메일은 [메일 종류]야.
자주 막히는 곳
- 규칙을 만들었는데 예전 메일이 그대로일 때: 코파일럿이 만든 규칙은 앞으로 받는 메일에만 적용돼요. 이미 받은 메일은 따로 옮겨야 해요.
- 휴대폰 앱에서 규칙 설정 화면이 안 열릴 때: 아이폰·안드로이드에서는 규칙 설정 링크가 없어요. 규칙 목록을 직접 손보려면 웹이나 컴퓨터 아웃룩에서 열어요.
- 코파일럿 아이콘이 안 보일 때 주의: 계정에 코파일럿 권한이 없거나 회사에서 꺼 둔 경우예요. 회사 IT 담당자에게 확인해요.
- 규칙이 엉뚱한 메일까지 옮길 때: 조건 낱말이 너무 흔한 경우예요. "보고서"보다 "[주간보고]"처럼 제목에만 쓰는 표현으로 좁혀요.
확인
"내 받은편지함 규칙 보여 줘"를 다시 입력했을 때 방금 만든 규칙이 켜짐으로 보이면 끝이에요. 다음에 해당 메일이 오면 정해 둔 폴더로 들어가는지 결과를 한 번 확인해요.