어색한 이메일, 이 한 줄이면 자연스러워집니다

왜 내 이메일은 AI 티가 날까

"이메일 정중하게 써줘"라고 하면 대부분 이렇게 나옵니다. "귀하의 무궁한 발전을 기원합니다..." 요즘 아무도 이렇게 안 쓰죠. AI는 상황을 모르면 가장 무난하고 오래된 말투를 골라요.

핵심은 세 가지를 알려주는 것

1. 상황 — 무슨 일로 보내는 메일인지
2. 상대 — 처음 연락하는 사람인지, 자주 보는 동료인지
3. 톤 — 딱 한 단어로. "정중하지만 짧게", "친근하게", "미안한 티 나게"

예시

거래처에 일정 연기를 부탁하는 상황이라면 프롬프트 창에 이렇게 씁니다.

거래처 담당자에게 시안 전달을 이틀 미뤄달라고 부탁하는 메일이야. 몇 번 같이 일한 사이고, 미안하지만 담백한 톤으로. 5문장 이내로 써줘.

그리고 초안이 나오면 한 번 더 시키세요. "두 번째 문장이 너무 격식 있어. 더 자연스럽게." 이렇게 부분만 고치는 대화를 하면 점점 내 말투에 가까워집니다.

주의할 점

• 받는 사람 이름, 회사명은 마지막에 직접 확인하세요. AI가 자리에 엉뚱한 이름을 넣는 실수가 종종 있어요.
• 사과 메일이나 민감한 내용일수록 그대로 보내지 말고 소리 내어 읽어보세요. 내 입에서 안 나올 문장은 고치는 게 맞습니다.