이런 분께
비품 하나 사려 해도 품의서를 써야 하는 총무·경영지원 담당자. 쓸 때마다 지난 품의서를 찾아 열고, 제목 틀과 금액 표를 다시 맞추는 분께 맞아요.
클로드(Claude)의 프로젝트에 회사 양식과 작성 규칙을 한 번 넣어 두면, 다음부터는 메모와 견적 내용만 붙여서 같은 틀의 품의서를 받을 수 있어요. 마지막엔 워드 파일로 내려받아요.
끝나면 이렇게 됩니다
아래 메모를 붙였을 때 실제로 받은 답이에요.
3층 대회의실 프로젝터 고장. A사 1,280,000원(설치 포함), B사 1,150,000원 + 설치비 80,000원. B사로. 11월 셋째 주 설치. 총무팀 비품비.
제목: 3층 대회의실 프로젝터 교체 구매 품의
1. 목적: 3층 대회의실 프로젝터 고장으로 회의·교육 진행에 지장이 있어 교체하고자 함
2. 내용
- 품목: 프로젝터 1대(설치 포함)
- 업체: B사
- 금액: 1,230,000원(제품 1,150,000원 + 설치비 80,000원)
- 설치 시기: 2026년 11월 셋째 주
3. 비교 견적
| 업체 | 금액 | 비고 |
| A사 | 1,280,000원 | 설치 포함 |
| B사 | 1,230,000원 | 설치비 별도 합산 |
→ B사가 50,000원 낮음
4. 예산: 총무팀 비품비
5. 첨부: 견적서 2부
[확인 필요] 부가세 포함 여부, 기존 프로젝터 처리 방법
준비물
- 클로드 계정. 무료 요금제도 프로젝트를 만들 수 있어요(무료는 최대 5개, 2026년 11월 기준).
- 회사 품의서 양식(워드나 PDF)과 잘 쓴 지난 품의서 1~2개. 이름·연락처 같은 개인정보는 지우고 올려요.
- 「설정」 → 「Capabilities」에서 「Code execution and file creation」(새 설정 화면에서는 「Create and edit files」)이 켜져 있어야 워드 파일을 받을 수 있어요. 무료 요금제도 기본으로 켜져 있어요.
따라 하기
- claude.ai/projects 로 들어가 오른쪽 위 「+ New Project」를 눌러요. 이름은 "품의서"처럼 짧게 적어요.
- 프로젝트 화면에서 「Set project instructions」를 누르고 아래 '복사해서 쓰는 프롬프트'의 지침을 붙인 뒤 「Save instructions」를 눌러요.
- 프로젝트 화면 오른쪽 「+」 버튼으로 회사 양식과 지난 품의서를 올려요.
- 프로젝트 안에서 새 채팅을 열고, 메모와 견적 내용을 그대로 붙여요. 견적서 PDF가 있으면 같이 올려요.
- 받은 초안에서 [확인 필요] 줄을 먼저 보고, 빠진 정보를 답장으로 알려 줘요.
- 마지막에 "이 내용을 회사 양식 그대로 워드 파일로 만들어 줘"라고 하면 .docx 파일이 나와요. 내려받아 결재 시스템에 옮겨요.
복사해서 쓰는 프롬프트
2단계 프로젝트 지침에 넣는 글이에요.
너는 [회사 이름] [부서 이름]의 품의서 작성 도우미야.
- 항목 순서와 제목 틀은 올려 둔 양식과 지난 품의서를 그대로 따라.
- 문장은 개조식으로, "~하고자 함"으로 끝내.
- 금액은 원 단위로 쓰고, 합계와 차액은 다시 계산해서 맞는지 확인해.
- 메모에 없는 내용(부가세, 납기, 예산 과목 등)은 지어내지 말고 맨 아래 [확인 필요]에 모아.
- 견적이 둘 이상이면 비교 표를 넣고 고른 이유를 한 줄로 적어.
[회사 이름]에는 "코워크상사", [부서 이름]에는 "총무팀"처럼 넣어요.