이런 분께
고객과 통화하면서 메모장에 몇 줄 휘갈겨 두고, 나중에 상담 기록 칸을 채우려다 무슨 얘기였는지 다시 떠올리는 분께 맞아요. 챗GPT(ChatGPT)에 메모를 그대로 붙여 넣으면 정해 둔 양식으로 정리되고, 고객에게 보낼 확인 문자 초안까지 같이 나와요.
끝나면 이렇게 됩니다
아래 메모를 넣고 이 글의 프롬프트로 실제로 돌려 본 답이에요(일부).
입력한 메모: "오후 2시 통화. 가람학원 정다은 실장. 지난주 납품 A4 2박스 젖어서 옴. 사진 문자로 받음. 교환 원함, 이번주 금요일까지. 다음달부터 월 10박스 정기 주문 고민중. 단가 문의."
일시: 오후 2시 통화 (날짜 [확인 필요])
고객: 가람학원 / 정다은 / 실장
문의 유형: 불량 교환, 정기 주문 단가 문의
내용 요약: 지난주 납품한 A4 복사용지 2박스가 젖은 상태로 도착.
고객이 사진을 문자로 보냄. 다음 달부터 월 10박스 정기 주문을 고민 중.
고객 요청: 이번 주 금요일까지 교환
우리가 약속한 것: [확인 필요]
다음 할 일: 교환 출고 일정 확정(금요일 전) / 월 10박스 기준 단가 안내
확인 필요: 통화 날짜, 젖은 박스 회수 여부
확인 문자 초안:
정다은 실장님, 오늘 통화 감사합니다. 말씀하신 A4 2박스 교환 건과
정기 주문 단가는 확인해서 다시 연락드리겠습니다.
메모에 없는 날짜와 약속 내용은 지어내지 않고 [확인 필요]로 남겨요. 그 칸만 채우면 기록이 끝나요.
준비물
- 챗GPT 무료 요금제(로그인 필요). 2026년 10월 기준 무료로 쓸 수 있어요.
- 통화 메모(메모장, 휴대폰 메모 어디든)
- 고객 이름·연락처 같은 개인정보가 부담되면 이름을 "A사 담당자"처럼 바꿔서 넣어요.
따라 하기
- chatgpt.com에 들어가 로그인하고 「새 채팅」을 눌러요.
- 아래 "복사해서 쓰는 프롬프트"를 통째로 복사해 입력창에 붙여 넣어요.
- 맨 아래 [메모] 자리에 통화 메모를 그대로 붙여 넣어요. 오타나 줄임말이 있어도 괜찮아요.
- 보내기를 누르면 상담 기록과 확인 문자 초안이 나와요.
- [확인 필요]가 붙은 칸만 직접 채우고, 상담 기록은 회사 CRM이나 엑셀에 붙여 넣어요.
- 확인 문자는 읽어 보고 고칠 곳만 고쳐서 보내요.
복사해서 쓰는 프롬프트
아래는 고객과 통화하면서 적은 메모야. 상담 기록 양식으로 정리해줘.
규칙:
- 메모에 없는 내용은 지어내지 말고 [확인 필요]라고 적어.
- 양식: 일시 / 고객(회사·이름·직함) / 문의 유형 / 내용 요약(3줄 이내) / 고객 요청 / 우리가 약속한 것 / 다음 할 일(기한 포함) / 확인 필요
- 마지막에 고객에게 보낼 확인 문자 초안을 3문장 이내로 써줘. 메모에서 약속하지 않은 내용은 문자에 넣지 마.
[메모]
[메모] 자리에는 통화 중에 적은 글을 그대로 넣어요. 예: "오전 11시 통화. 서진물산 이하은 대리. 라벨 테이프 색 다르게 옴. 다음주 월요일 재발송 약속함."
회사 양식이 따로 있으면 "양식:" 줄을 그 칸 이름으로 바꾸면 돼요.
AI에게 통째로 맡기기
위 가이드대로 내 통화 메모를 상담 기록으로 정리해줘. 메모는 다음 메시지로 보낼게.
자주 막히는 곳
막히면 아래에서 내 증상부터 찾아요.
- 챗GPT가 메모에 없는 날짜나 약속을 채워 넣을 때: 프롬프트의 "지어내지 말고 [확인 필요]" 줄이 빠졌는지 확인하고, 답 아래에 "메모에 없는 내용은 전부 [확인 필요]로 바꿔줘"라고 한 번 더 보내요.