회사 자료 챗GPT에 넣어도 돼요? 팀 AI 사용 규칙 한 장 만들기

이런 분께

팀원이 "이 견적서 챗GPT에 넣어서 정리해도 돼요?"라고 물을 때마다 답이 매번 달라지는 팀장님, 혹은 회사에 AI 규칙이 없어서 혼자 눈치 보며 쓰는 분께 맞아요.

규칙이 없으면 다들 자기 기준으로 써요. 누구는 고객 연락처까지 붙여 넣고, 누구는 겁나서 아예 안 쓰거든요. 길게 만들 필요는 없어요. "넣어도 되는 것, 넣으면 안 되는 것, 꼭 켜고 끌 설정" 세 칸짜리 한 장이면 돼요.

끝나면 이렇게 됩니다

아래 같은 한 장짜리 규칙이 생겨요(예시 모양, 팀에 맞게 바뀌어요).

우리 팀 AI 사용 규칙 (2026.10 기준, 2주 뒤 다시 봄)
1. 써도 되는 일: 공개된 자료 요약, 메일 문장 다듬기, 회의 메모 정리(이름은 지우고)
2. 넣으면 안 되는 것: 고객 이름·연락처, 계약 금액, 인사 평가, 비밀번호
3. 쓰기 전 설정: 개인 계정은 학습 허용 끄기, 민감하면 임시 채팅
4. 결과는 사람이 확인: 숫자·날짜·법 조항은 원문과 대조
5. 헷갈리면: 넣기 전에 팀장에게 한 줄로 묻기

이 한 장이 있으면 "써도 돼요?" 질문이 "이건 2번에 걸리네요"로 바뀌어요.

준비물

• 팀이 실제로 쓰는 AI 목록과 계정 종류(개인 무료·개인 유료·회사 계정)
• 쓰는 AI 하나. 초안은 챗GPT, 클로드(Claude), 제미나이(Gemini) 아무거나 무료로 돼요.
• 회사에 보안 규정이 있으면 그 문서. 회사 규정이 이 글보다 먼저예요.

따라 하기

1. 팀원에게 "요즘 업무에 쓰는 AI와 계정 종류"를 메신저로 물어 표로 모아요. 개인 계정과 회사 계정은 설정이 달라서 따로 적어요.
2. 개인 계정 학습 설정 위치를 확인해요. 2026년 10월 기준 공식 도움말 경로예요.
   • 챗GPT: 「Settings」 → 「Data controls」 → 「Improve the model for everyone」 끄기
   • 클로드: 「Settings」 → 「Privacy」 → 「Help Improve our AI models」 끄기
   • 제미나이: gemini.google.com 「Settings & help」 → 「Activity」에서 「Turn off」
3. 회사 계정이면 기본값을 적어 둬요. OpenAI 도움말에 따르면 ChatGPT Business·Enterprise·Edu 워크스페이스 내용은 기본으로 학습에 쓰지 않아요.
4. "넣으면 안 되는 것" 후보를 팀 업무 기준으로 5~10개 적어요. 고객 개인정보, 계약 금액, 인사 정보, 비밀번호·접속 정보가 보통 먼저 들어가요.
5. 아래 '복사해서 쓰는 프롬프트'에 1~4번 메모를 붙여 넣어 한 장짜리 초안을 받아요.
6. 초안을 팀 회의에서 5분만 읽고 고친 뒤 팀 공지에 고정해요.