상담원마다 따로 만들어 쓰던 CS 매크로(자주 쓰는 답변 문구) 엑셀을 클로드(Claude)에 올리면, 같은 뜻의 답은 하나로 합치고 말투를 맞춘 새 목록을 엑셀 파일로 받을 수 있어요. 내용이 서로 다른 답은 합치지 않고 "확인 필요"로 따로 뽑아 줘요.
이런 분께
상담 채널에 매크로가 수십 개 쌓였는데 "배송 안내"만 세 개고, 어떤 건 "~요^^", 어떤 건 "~합니다"라서 고객이 받는 답이 사람마다 다른 CS 담당자. 새로 온 동료에게 넘길 답변 목록을 정리해야 하는 분.
끝나면 이렇게 됩니다
예시 매크로 12개(배송·교환·환불·영수증·품절·주소변경)를 넣어 실제로 돌려 본 결과예요.
| 분류 | 정리된 답변 | 합친 원본 |
|---|---|---|
| 배송 기간 | 결제 후 영업일 기준 2~3일 안에 받으실 수 있어요. | 1, 2, 12 |
| 배송 지연 | 택배사 사정으로 하루 정도 늦어지고 있어요. 불편을 드려 죄송합니다. | 3 |
| 환불 처리 기간 | 상품 회수를 확인한 뒤 3영업일 안에 환불해 드려요. | 6 |
| 환불 완료 후 | 환불 처리를 마쳤어요. 카드사에 따라 반영까지 3~5일 걸릴 수 있어요. | 7 |
12개가 정리본 8개로 줄었고, "확인 필요" 시트에는 이렇게 한 줄이 남았어요.
교환 안내(4번, 5번): 4번은 단순 변심 왕복 배송비 6,000원이라고 적혀 있고 5번은 금액 없이 "고객 부담"이라고만 적혀 있어요. 어느 쪽이 맞는지 정해 주세요.
환불 6번과 7번은 비슷해 보여도 쓰는 때가 달라서 따로 남겼어요. 이걸 가려 주는 게 이 방법의 핵심이에요.
준비물
- 클로드 계정(무료 요금제도 됨), 2026년 11월 기준
- 「Settings」 → 「Capabilities」에서 「Code execution and file creation」 켜기(새 설정 화면에서는 「Create and edit files」, 한국어 화면에서는 「설정」 안에 있어요)
- 매크로 목록 파일(CSV나 엑셀). 한 파일 30MB까지
- 우리 회사 말투 기준 한 줄(예: "~요"체, 이모티콘 없음)
따라 하기
- 쓰는 상담 프로그램에서 매크로(자동 답변·상용구) 목록을 엑셀이나 CSV로 내려받아요. 내보내기가 없으면 엑셀에 제목·내용 두 칸으로 붙여 넣어도 돼요.
- 파일에서 고객 이름, 주문번호처럼 실제 개인 정보가 들어간 줄은 지우거나 가려요.
- claude.ai에서 「새 채팅」을 열고 입력창 옆 「+」 버튼으로 파일을 올려요.
- 아래 프롬프트를 붙여 넣고 [말투 기준]을 바꿔 보내요.
- 클로드가 표로 먼저 보여 주면 "합친 원본" 칸을 훑어봐요. 합치면 안 되는 게 묶였으면 "6번과 7번은 따로 둬"처럼 말해요.
- 괜찮으면 "엑셀 파일로 만들어 줘"라고 써요. 대화창에 생긴 파일을 눌러 내려받아요.
- 「확인 필요」 시트의 질문에 답을 정해 고친 뒤, 상담 프로그램에 다시 올려요.
복사해서 쓰는 프롬프트
올린 파일은 우리 고객센터 매크로(자주 쓰는 답변) 목록이야.
1. 뜻이 같은 답변끼리 묶어서 하나로 합쳐 줘. 쓰는 때가 다르면(예: 환불 접수 안내와 환불 완료 안내) 합치지 마.
2. 합칠 때 금액·기간·조건이 서로 다르면 합치지 말고 "확인 필요"로 따로 빼고, 무엇이 다른지 한 줄로 써 줘.
3. 말투는 [말투 기준]으로 맞춰. 원본에 없는 약속(보상, 기간 단축)은 새로 넣지 마.
4. 분류 / 정리된 답변 / 합친 원본 번호 세 칸 표로 먼저 보여 줘.
5. 내가 좋다고 하면 "정리본", "확인 필요" 두 시트가 있는 엑셀 파일로 만들어 줘.